Como gerir contas a pagar?

A gestão de contas a pagar parece, em um primeiro momento, uma atividade simples. Apesar disso, ela possui importância fundamental dentro de uma empresa. Seja ela de pequeno ou grande porte. Esta atividade precisa seguir certos cuidados para que não existam atrasos que gerem juros, pagamentos em duplicidade ou outros problemas que impactarão financeiramente a empresa. E pensando em te ajudar a fazer essa gestão com mais destreza, preparamos algumas dicas para a correta gestão de seu setor de contas a pagar. Acompanhe!

Organize os documentos

A organização deve começar com o recebimento dos documentos, boletos e duplicatas, e devem ser anexados à nota fiscal da mercadoria ou serviço. Tais devem comprovar que o fato efetivamente ocorreu. Pode-se utilizar um arquivo para que as contas sejam colocadas por data de vencimento ou por tipo de despesa e os detalhes deverão ser adequados à necessidade de cada empresa

Utilize um software de gestão

A utilização de um software de gestão tem se tornado cada vez mais necessária. Isso porque além de manter as contas organizadas, proporciona relatórios das datas, valores de pagamento e dos fornecedores. Permitindo além de uma documentação organizada e em dia, que sejam possíveis relatórios detalhados da movimentação de pagamentos da empresa. O que pode ser utilizado no auxílio à atividade de gestão.

Efetue todos os lançamentos

Depois da documentação organizada e com a utilização de um software para auxiliá-lo, é necessário que todos os documentos sejam inseridos no sistema, e isso deve ser uma rotina dentro da empresa. O benefício da utilização de um software é que ele integrará as diversas áreas da empresa. Quando uma mercadoria for recebida pelo almoxarifado, por exemplo, a nota fiscal já deve ser registrada para que depois ela apareça no setor de contas a pagar.

Caso não exista essa possibilidade, conscientize seus funcionários para a conferência e digitação das notas no departamento de contas a pagar, de preferência que isso seja feito diariamente.

Se possível, antecipe pagamentos

A gestão de contas a pagar vai muito além de organizar e registrar. É preciso lembrar que muitos fornecedores acabam por dar descontos por pagamentos antecipados. Diminuir juros também é uma função deste processo, uma vez que contas organizadas e em dia não gerarão o desembolso de juros e multas desnecessários.

Aqui também entra a negociação de dívidas que já possuem juros e que muitas vezes podem ser renegociadas com os fornecedores. Pode ser que ele apenas esteja esperando por esta renegociação.

Evite pagamentos em duplicidade

Procure ser bastante organizado com o nome dos fornecedores. Muitas empresas acabam pagando o mesmo fornecedor duas vezes. Pois não possuem o hábito de pagar somente com o boleto ou duplicata.

Além disso, é preciso tomar cuidado ao registrar o nome do fornecedor no sistema. Nomes com letras sobrando ou faltando podem fazer com que o fornecedor seja cadastrado duas vezes e pagamentos sejam feitos em duplicidade. O sistema de busca e filtros dentro do software de gestão auxilia a não cometer esses erros.

Estabelecer rotinas de pagamentos e conferências

Estabeleça rotinas de pagamentos ou ainda de agendamento dos mesmos. Elas podem vir acompanhadas de conferência dos agendamentos e, posteriormente, do cruzamento destas informações com o extrato bancário ou ainda com o fluxo de caixa.

Gestão eficiente de contas a pagar

Com os devidos cuidados que exigem organização, um adequado software de gestão e constante atenção dos envolvidos, sua empresa pode ter uma gestão eficiente de contas a pagar. O que com toda certeza trará impacto positivo para ela.

Você já pratica essas rotinas para a gestão de contas a pagar da sua empresa? Deixe um comentário para nós! E que tal conhecer de maneira gratuita um software de gestão financeira para a sua empresa? Nós do Sistema ERP! Podemos auxiliá-lo a manter não somente a gestão de contas a pagar organizado. Mas toda a sua estrutura organizacional funcionando em perfeita harmonia.